NORMA INTERNACIONAL DE AUDITORÍA 580
REPRESENTACIONES ESCRITAS
Preparación de los estados financieros
Ejemplo de carta de
representación de la gerencia (actualización 2011 publicada en noviembre de 2011)
de acuerdo con las normas de auditoría de aceptación general en Venezuela
(VEN-GAAS), vigentes para las auditorías de estados financieros con períodos
terminados en o después del 14 de
diciembre de 2011. (estados financieros preparados según VEN-NIF)
Introducción
Este ejemplo de carta incluye representaciones que se requieren
obtener por escrito de la gerencia y, cuando corresponda, de los encargados de la
dirección de la entidad, de acuerdo con las VEN-GAAS y las políticas de firma. Las representaciones requeridas
están resaltadas en negrillas.
Las notas adjuntas al ejemplo de carta
de representación de la gerencia incluyen referencias
cruzadas a las representaciones requeridas en la NIA 580 Representaciones
Escritas y otras Normas Internacionales de
Auditoría (NIA). También incluyen
guías/explicaciones adicionales relacionadas con las manifestaciones incluidas
en el ejemplo de carta. En el Anexo 1, se incluyen redacciones modelos para
representaciones adicionales que pueden obtenerse para tratar las
circunstancias específicas del cliente.
El equipo de trabajo puede usar este ejemplo de carta como
punto de partida y adaptarlo a los hechos y circunstancias de la auditoría. Sin embargo, es requerido que las
representaciones en negrillas no
sean eliminadas de la carta como parte del proceso de adaptación de la
misma a menos que el equipo de trabajo obtenga otra forma de representación
escrita de la gerencia.
Este ejemplo de carta de representación puede ser adaptado
por las firmas a fin de incluir requerimientos adicionales
establecidos por las leyes y regulaciones locales.
Se recomienda adaptar este ejemplo de carta de
representación (VEN-GAAS/VEN-NIF), tomando en consideración el año de la
literatura aplicable en Venezuela, según la fecha de los estados financieros
auditados y los boletines emitidos al respecto por la Federación de Colegios de
Contadores Públicos de Venezuela (FCCPV)
y por DPP en Venezuela.
Fecha
efectiva de esta carta de representación actualizada
La información contenida en este ejemplo de carta es
efectiva para las auditorías de estados financieros con períodos terminados en
o después del 14 de diciembre de 2011. Cualquier actualización que se haga será
anunciada en por el departamento de práctica profesional de Venezuela.
Marco
conceptual de información financiera aplicable
Este ejemplo de carta de representación asume que los
principios de contabilidad de aceptación general en Venezuela (VEN-NIF), han sido usados para preparar los
estados financieros. La carta refleja
las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), aprobadas en un
Directorio Nacional Ampliado por la FCCPV.
En el Anexo 1, Nota xii, se incluyen representaciones adicionales
a ser obtenidas, en caso de que la Entidad,
adopte la NIIF 9 Instrumentos Financieros.
Cuando se haya usado un marco contable diferente a VEN-NIF o
NIIF para la preparación de los estados financieros auditados, se deberán hacer
las adaptaciones necesarias al ejemplo de la carta de representación. Estos marcos contables diferentes pueden
incluir, por ejemplo:
·
Principios de
contabilidad de aceptación general, establecidos por la Superintendencia de las
Instituciones del Sector Bancario en Venezuela.
·
Normas de
contabilidad establecidas por la Superintendencia de la Actividad Aseguradora
en Venezuela.
·
Normas para la
elaboración de los estados financieros de las entidades sometidas al control de
la Superintendencia Nacional de Valores (antes Comisión Nacional de Valores) de
Venezuela.
Es importante que cuando se hace mención al marco contable
diferente a VEN-NIF o NIIF se incluya el término “Venezuela”.
Cuando se
requiera adaptar un modelo de carta de representación relacionado con estados
financieros preparados según un marco contable diferente a VEN-NIF o NIIF, se
sugiere usar el modelo de carta de representación aplicable a VEN-GAAS/VEN-NIF.
Relación
entre el ejemplo de carta y NIA
El ejemplo de carta de representación está diseñado para ser
usado con KAM, tópico – Representaciones Escritas 61.0000. KAM, tópico 61.0000,
es consistente con la NIA 580 Representaciones Escritas; en consecuencia, incluye requerimientos y guías para
asistir a los equipos de trabajo a cumplir con los siguientes objetivos
establecidos en la NIA 580:
a) Obtener representaciones
escritas de la gerencia y, cuando corresponda, de los encargados de la
dirección de la entidad con respecto a que ellos creen haber cumplido con su
responsabilidad por la preparación de los estados financieros y por la
integridad de la información entregada al auditor.
b) Respaldar otra evidencia
de auditoría relevante para los estados financieros o aseveraciones específicas
incluidas en los estados financieros por medio de representaciones escritas, si
el auditor determina que es necesario o así lo requiere otra NIA.
c) Responder adecuadamente a
las representaciones escritas suministradas por la gerencia y/o los encargados de
la dirección de la entidad, o en los casos en que la gerencia o/y la dirección
de la entidad no entregan las representaciones escritas solicitadas por el
auditor.
Específicamente, el KAM, tópico 61.0000, trata las
siguientes materias que se relacionan con la obtención de representaciones
escritas:
·
Por qué
solicitamos representaciones de la gerencia.
·
Consideraciones
que son relevantes para determinar de quién deben obtenerse las
representaciones escritas.
·
Contenido de las
representaciones escritas, incluyendo:
§ Representaciones requeridas.
§ Factores a considerar al determinar si son necesarias
representaciones adicionales para respaldar otra evidencia de auditoría
relevante para los estados financieros o aseveraciones específicas incluidas en
los estados financieros.
·
Evaluación de las
representaciones escritas recibidas.
·
Implicaciones para
la auditoría y el informe de los auditores cuando no se proveen
representaciones escritas.
@CirlyOficial: Cirly José Méndez Contreras
10. El auditor deberá solicitar a la administración que proporcione una representación escrita de que ha cumplido con su responsabilidad por la preparación de los estados financieros de acuerdo con el marco de referencia de información financiera aplicable, incluyendo cuando sea pertinente su presentación razonable, como se expone en los términos del trabajo de auditoría. (Referencia: Párrafo A7-A9, A14, A22)
Información proporcionada e integridad de transacciones
11. El auditor deberá pedir a la administración que proporcione una representación escrita de que:
(a) Le ha dado al auditor toda la información relevante y acceso, acordados en los términos del trabajo de auditoría, y
(b) Todas las transacciones han sido registradas y están reflejadas en los estados financieros. (Referencia: Párrafo A7-A9, A14, A22)
Descripción de las responsabilidades de la administración en las representaciones escritas
12. Las responsabilidades de la administración deberán estar descritas en las representaciones escritas previstas en los párrafos 10 y 11, de la manera como están puntualizadas en los términos del trabajo de auditoría.
A Continuacion se presenta:
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Ejemplo de carta de
representación de la gerencia (actualización 2011 publicada en noviembre de 2011)
de acuerdo con las normas de auditoría de aceptación general en Venezuela
(VEN-GAAS), vigentes para las auditorías de estados financieros con períodos
terminados en o después del 14 de
diciembre de 2011. (estados financieros preparados según VEN-NIF)
Introducción
Este ejemplo de carta incluye representaciones que se requieren
obtener por escrito de la gerencia y, cuando corresponda, de los encargados de la
dirección de la entidad, de acuerdo con las VEN-GAAS y las políticas de firma. Las representaciones requeridas
están resaltadas en negrillas.
Las notas adjuntas al ejemplo de carta
de representación de la gerencia incluyen referencias
cruzadas a las representaciones requeridas en la NIA 580 Representaciones
Escritas y otras Normas Internacionales de
Auditoría (NIA). También incluyen
guías/explicaciones adicionales relacionadas con las manifestaciones incluidas
en el ejemplo de carta. En el Anexo 1, se incluyen redacciones modelos para
representaciones adicionales que pueden obtenerse para tratar las
circunstancias específicas del cliente.
El equipo de trabajo puede usar este ejemplo de carta como
punto de partida y adaptarlo a los hechos y circunstancias de la auditoría. Sin embargo, es requerido que las
representaciones en negrillas no
sean eliminadas de la carta como parte del proceso de adaptación de la
misma a menos que el equipo de trabajo obtenga otra forma de representación
escrita de la gerencia.
Este ejemplo de carta de representación puede ser adaptado
por las firmas a fin de incluir requerimientos adicionales
establecidos por las leyes y regulaciones locales.
Se recomienda adaptar este ejemplo de carta de
representación (VEN-GAAS/VEN-NIF), tomando en consideración el año de la
literatura aplicable en Venezuela, según la fecha de los estados financieros
auditados y los boletines emitidos al respecto por la Federación de Colegios de
Contadores Públicos de Venezuela (FCCPV)
y por DPP en Venezuela.
Fecha
efectiva de esta carta de representación actualizada
La información contenida en este ejemplo de carta es
efectiva para las auditorías de estados financieros con períodos terminados en
o después del 14 de diciembre de 2011. Cualquier actualización que se haga será
anunciada en por el departamento de práctica profesional de Venezuela.
Marco
conceptual de información financiera aplicable
Este ejemplo de carta de representación asume que los
principios de contabilidad de aceptación general en Venezuela (VEN-NIF), han sido usados para preparar los
estados financieros. La carta refleja
las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), aprobadas en un
Directorio Nacional Ampliado por la FCCPV.
En el Anexo 1, Nota xii, se incluyen representaciones adicionales
a ser obtenidas, en caso de que la Entidad,
adopte la NIIF 9 Instrumentos Financieros.
Cuando se haya usado un marco contable diferente a VEN-NIF o
NIIF para la preparación de los estados financieros auditados, se deberán hacer
las adaptaciones necesarias al ejemplo de la carta de representación. Estos marcos contables diferentes pueden
incluir, por ejemplo:
·
Principios de
contabilidad de aceptación general, establecidos por la Superintendencia de las
Instituciones del Sector Bancario en Venezuela.
·
Normas de
contabilidad establecidas por la Superintendencia de la Actividad Aseguradora
en Venezuela.
·
Normas para la
elaboración de los estados financieros de las entidades sometidas al control de
la Superintendencia Nacional de Valores (antes Comisión Nacional de Valores) de
Venezuela.
Es importante que cuando se hace mención al marco contable
diferente a VEN-NIF o NIIF se incluya el término “Venezuela”.
Cuando se
requiera adaptar un modelo de carta de representación relacionado con estados
financieros preparados según un marco contable diferente a VEN-NIF o NIIF, se
sugiere usar el modelo de carta de representación aplicable a VEN-GAAS/VEN-NIF.
Relación
entre el ejemplo de carta y NIA
Es importante
enfatizar que en Venezuela emitimos una opinión haciendo referencia a que
la auditoría fue efectuada de acuerdo con VEN-GAAS; aunque en la práctica la
auditoría es realizada de acuerdo con el KAM, el cual es consistente con las
NIA, y cuyos requerimientos están por encima de las VEN-GAAS, por tal motivo en
el contenido de este ejemplo de carta se hace referencia a las NIA. Sin embargo, como una excepción, para fines
de emisión de opiniones de auditoría, en Venezuela (VEN-GAAS) nos basamos en la
Declaración de Normas de Auditoría (DNA-11), El
Dictamen del Contador Público sobre los Estados Financieros, y lo
indicado en algunas otras DNA que contengan asuntos referentes específicamente
a dictámenes de auditoría. El contenido de estas normas venezolanas presenta
diferencias importantes con respecto a las NIA que tratan sobre opiniones de
auditoría.
El ejemplo de carta de representación está diseñado para ser
usado con KAM, tópico – Representaciones Escritas 61.0000. KAM, tópico 61.0000,
es consistente con la NIA 580 Representaciones Escritas; en consecuencia, incluye requerimientos y guías para
asistir a los equipos de trabajo a cumplir con los siguientes objetivos
establecidos en la NIA 580:
a) Obtener representaciones
escritas de la gerencia y, cuando corresponda, de los encargados de la
dirección de la entidad con respecto a que ellos creen haber cumplido con su
responsabilidad por la preparación de los estados financieros y por la
integridad de la información entregada al auditor.
b) Respaldar otra evidencia
de auditoría relevante para los estados financieros o aseveraciones específicas
incluidas en los estados financieros por medio de representaciones escritas, si
el auditor determina que es necesario o así lo requiere otra NIA.
c) Responder adecuadamente a
las representaciones escritas suministradas por la gerencia y/o los encargados de
la dirección de la entidad, o en los casos en que la gerencia o/y la dirección
de la entidad no entregan las representaciones escritas solicitadas por el
auditor.
Específicamente, el KAM, tópico 61.0000, trata las
siguientes materias que se relacionan con la obtención de representaciones
escritas:
·
Por qué
solicitamos representaciones de la gerencia.
·
Consideraciones
que son relevantes para determinar de quién deben obtenerse las
representaciones escritas.
·
Contenido de las
representaciones escritas, incluyendo:
§ Representaciones requeridas.
§ Factores a considerar al determinar si son necesarias
representaciones adicionales para respaldar otra evidencia de auditoría
relevante para los estados financieros o aseveraciones específicas incluidas en
los estados financieros.
·
Evaluación de las
representaciones escritas recibidas.
·
Implicaciones para
la auditoría y el informe de los auditores cuando no se proveen
representaciones escritas.
(Papel
con membrete del cliente)
[Nombre local de firma
Primera línea de la dirección
Segunda línea de la dirección
Tercera línea de la dirección
Cuarta línea de la dirección]
Primera línea de la dirección
Segunda línea de la dirección
Tercera línea de la dirección
Cuarta línea de la dirección]
[Fecha] A
[Saludo]
Les proveemos esta carta de representación en relación
con su auditoría de los estados financieros de [nombre de la Compañía]
(“la Compañía”), por el año terminado el [fecha], B, con el
propósito de expresar una opinión sobre si dichos estados financieros están
presentados razonablemente, en todos los aspectos substanciales, de acuerdo con los principios de contabilidad de
aceptación general en Venezuela (VEN-NIF). C
[de
lo contrario, indique el marco relevante de información financiera cuando no se
usen las VEN-NIF C].
Confirmamos
que las representaciones que hacemos en esta carta están de conformidad con las
definiciones establecidas en el Apéndice A de la misma.
Confirmamos que, a nuestro leal saber y
entender, habiendo efectuado las indagaciones que consideramos necesarias para
propósitos de informarnos adecuadamente: D, E, F
Estados Financieros
1.
Hemos cumplido con
nuestras responsabilidades, establecidas en los términos del contrato de
auditoría de fecha [fecha], en
relación con la preparación y la presentación razonable de los estados
financieros, de acuerdo con las VEN-NIF. G
2.
Los métodos de
medición y los supuestos significativos que fueron usados al efectuar las
estimaciones contables, incluidas las mediciones al valor justo, son
razonables. H
3.
Todos los hechos
posteriores a la fecha de los estados financieros, para los que las VEN-NIF
requieren ajuste o revelación, han sido ajustados o revelados.
4.
Los efectos de las
diferencias no corregidas son inmateriales, tanto individualmente como en su
conjunto, para los estados financieros considerados como un todo. Se adjunta a
esta carta de representación una lista de las diferencias de auditoría no
corregidas. (ver Apéndice XXX) I
5.
[Si es
necesario, en caso de una reestructuración para corregir un error material del
período anterior que afecta la información comparativa, incluir la siguiente
redacción:
En lo que se refiere a la reestructuración [describir la reestructuración] efectuada
para corregir un error material en los estados financieros del período anterior
[describir el efecto de la reestructuración en la información comparativa],
confirmamos que la reestructuración es apropiada.]
Información Suministrada
6. Les
hemos suministrado:
·
Acceso a toda la información de la que estamos
en conocimiento que es relevante para la preparación de los estados
financieros, como registros, documentación y otros asuntos. J
·
Información adicional que nos han solicitado para
propósitos de la auditoría.
·
Acceso irrestricto a las personas dentro de [el Grupo
y] la Compañía de quienes ustedes determinaron que es necesario obtener
evidencia de auditoría. (NIA 580.11a)
7.
Todas las transacciones han sido incluidas en los
registros contables y están reflejadas en los estados financieros. (NIA
580.11b)
8.
Confirmamos lo siguiente:
i.
Hemos puesto a su disposición los resultados de
nuestra evaluación del riesgo de que los estados financieros puedan incluir
errores materiales causados por fraude. K
En el Apéndice A a esta carta, se muestran las
definiciones de fraude, incluidos los errores originados en la información
financiera fraudulenta y apropiación indebida de activos.
ii.
Hemos puesto a su disposición toda la información
relacionada con:
a) Fraude o sospecha de fraude de los que
estamos en conocimiento y que afectan [al Grupo y] la Compañía e involucran a: L
·
La gerencia.
·
Los empleados que tienen roles importantes en el
control interno.
·
Otros donde el fraude pudiese tener un efecto
significativo en los estados financieros.
(NIA 240.39c)
(NIA 240.39c)
Con respecto a lo anterior,
reconocemos nuestra responsabilidad por dicho control interno en la medida en
que determinemos que sea necesario para la preparación de los estados
financieros con el fin de que estén libres de errores materiales, ya sea debido
a fraude o error. En particular, reconocemos nuestra responsabilidad por
el diseño, la implantación y mantenimiento del control interno para prevenir y
detectar fraude o errores. E, N
9. Hemos
puesto a su disposición todas las instancias conocidas de incumplimiento o sospechas
de incumplimiento con las leyes y regulaciones, cuyos efectos deberían
considerarse al preparar los estados financieros. Así como también, hemos puesto a la
disposición de ustedes y hemos contabilizado y/o revelado adecuadamente en los
estados financieros, de conformidad con las VEN-NIF, todos los litigios y
reclamos conocidos reales o posibles cuyos efectos deberían considerarse al
preparar los estados financieros. (NIA 501.12) O, P
10. Hemos
puesto a su disposición la identidad de las partes relacionadas de [el Grupo y]
la Compañía, todas las relaciones y transacciones con partes relacionadas de
las que tenemos conocimiento, y todas las relaciones y transacciones con partes
relacionadas han sido adecuadamente contabilizadas y reveladas de conformidad
con las VEN-NIF. (NIA 550.26a,b) Q
En el Apéndice A a esta carta,
se incluyen las definiciones de parte relacionada y transacción con parte
relacionada según nosotros las entendemos y las define la NIC 24.
11. [Cuando se han identificado eventos o
condiciones que pueden dar origen a dudas significativas respecto de la
capacidad [del Grupo] o la Compañía para continuar como negocio en marcha, se
inserta la siguiente redacción:
Les hemos entregado toda la información
pertinente relacionada con todos los factores, los supuestos, las
incertidumbres claves de riesgo de las que tenemos conocimiento y que son
relevantes para la capacidad de [el Grupo] la Compañía para continuar como negocio
en marcha, y éstos están suficientemente revelados en las notas a los estados
financieros, de acuerdo con los requerimientos de la NIC 1 Presentación de Estados Financieros. Las incertidumbres materiales
que pueden originar dudas significativas respecto de la capacidad de [el Grupo
y] la Compañía para continuar como negocio en marcha se han revelado por
completo. R
Además de lo anterior,
cuando se han identificado eventos o condiciones que pueden originar dudas
significativas respecto de la capacidad de [el Grupo y] la Compañía para
continuar como negocio en marcha y los planes de la gerencia se presentan como
factores mitigantes, se inserta el siguiente párrafo:
Confirmamos que la información adjunta contiene
detalles de nuestros planes, que están completamente revelados en las notas a
los estados financieros, y también la factibilidad de estos planes relacionados
con acciones futuras relevantes para la capacidad de la Compañía para continuar
como negocio en marcha. (ver Apéndice XXX). (NIA 570.16e) R
12. Representaciones adicionales
para abordar circunstancias específicas del cliente:
Como se establece en KAM, tópico 61.0000, además de las representaciones
escritas requeridas anteriormente, el auditor puede considerar necesario
solicitar otras representaciones escritas sobre los estados financieros. Éstas pueden complementar, pero no forman
parte de las representaciones escritas requeridas anteriormente y pueden incluir manifestaciones relacionadas
con lo siguiente:
·
Los supuestos y juicios hechos por la gerencia; por ejemplo, si la
selección y aplicación de las políticas contables son adecuadas.
·
La intención de la gerencia; por ejemplo, los planes o intenciones que
puedan afectar el valor en libros o la clasificación de los activos y pasivos.
·
Información que sólo conoce la gerencia; por ejemplo, pasivos, tanto
reales como contingentes; título o control sobre activos, gravámenes o prendas
sobre activos, activos dados en garantía; y aspectos de leyes, regulaciones y
acuerdos contractuales que pueden afectar los estados financieros, incluidos
los incumplimientos.
·
Respaldo para otra evidencia de auditoría relevante para los estados financieros
o una o más aseveraciones específicas en los estados financieros.
En el Anexo 1 a este ejemplo de carta, se incluye una redacción
modelo para representaciones que podrían ser necesarias. No obstante, es
importante señalar que no es una lista exhaustiva de todas estas
representaciones.
Atentamente, S
[Principal
Funcionario Ejecutivo]
[Principal
Funcionario Financiero]
cc opcional:
Comité de Auditoría
Apéndice A
Anexo a la Carta de
Representación de la Gerencia de [nombre de la Compañía]
Definiciones
Las siguientes definiciones asumen que las VEN-NIF
son el marco conceptual de información financiera aplicable. Cuando no se han
usado las VEN-NIF para preparar los estados financieros, debería utilizarse una
definición equivalente adecuada obtenida del marco conceptual de información
financiera aplicable, en caso de que esté disponible. Si el mencionado marco conceptual de información no incluye una definición
aplicable, debe usarse la definición del Glosario de Términos de las NIA o
IFAC.
Estados Financieros
La
NIC 1.10 [libro NIIF 2010] señala que
un conjunto completo de estados financieros incluye:
·
un estado de situación financiera
al término del período
·
un estado de resultados
integrales para el período
·
un estado de cambios en el
patrimonio para el período
·
un estado de flujos de
efectivo para el período
·
notas, que incluyan un
resumen de las políticas contables significativas y otra información
explicativa
·
un estado de situación
financiera al inicio del período comparativo más antiguo cuando una entidad
aplica una política contable retrospectivamente, o lleva a cabo una reestructuración
retrospectiva de partidas en sus estados financieros o, cuando reclasifica partidas
en sus estados financieros.
Asuntos Materiales
Algunas
representaciones incluidas en esta carta están descritas como limitadas a
asuntos que son materiales.
La NIC
1.7 y la NIC 8.5 (libro NIIF 2010), señalan lo siguiente:
Las
omisiones o errores de partidas son materiales o tienen importancia relativa si
pueden, individualmente o en su conjunto, influir en las decisiones económicas
tomadas por los usuarios con base en los estados financieros. La materialidad (o importancia relativa)
depende de la magnitud y la naturaleza de la omisión o error, lo cual requiere
de la aplicación de juicio en función de las circunstancias particulares en que
se hayan producido. La magnitud o la
naturaleza de la partida o, una combinación de ambas, podría ser el factor
determinante.
[La NIA 580.A14, señala que el auditor puede
considerar comunicarle a la gerencia un umbral para propósitos de las
representaciones escritas solicitadas en tanto éstas se refieran a asuntos o errores
materiales. Los equipos de trabajo pueden incluir esta información aquí si se
considera apropiado.]
Fraude
La
información financiera fraudulenta incluye errores intencionales, así como
también omisiones de los montos o revelaciones en los estados financieros que
pretenden engañar a los usuarios de los mismos. [NIA 240.A2]
La
apropiación indebida de activos involucra el robo de los activos de la entidad.
Por lo general, ésta va acompañada por registros o documentos falsos o
engañosos que pretenden esconder el hecho de que los activos no están o han
sido dados en gravamen sin la autorización adecuada. [NIA 240.A5]
Error
Se
refiere a un error no intencional en los estados financieros, incluyendo la
omisión de un monto o una revelación. [Glosario de términos del IFAC].
Los
errores del período anterior corresponden a omisiones o errores en los estados
financieros para uno o más períodos anteriores que se originan de la
incapacidad de usar, o el mal uso de, información confiable que:
a) Estaba
disponible cuando los estados financieros de esos períodos fueron autorizados
para emitirse.
b) Se
esperaba que podría razonablemente haberse obtenido y considerado en la
preparación y presentación de los estados financieros.
Estos
errores incluyen los efectos de errores matemáticos, errores en la aplicación
de las políticas contables, omisiones o interpretaciones erróneas de los hechos,
y fraude. [NIA 8.5]
Gerencia
Para
propósitos de esta carta, las referencias al término “gerencia” deben leerse
como “la gerencia y, cuando corresponda, los encargados de la dirección de la
entidad”. [NIA 580.8]
Parte relacionada
Es una persona o entidad que está relacionada a la
entidad que prepara sus estados financieros (a la que se hace referencia en la
NIC 24 Información a Revelar sobre Partes
Relacionadas, como la “entidad que informa”).
a) Una persona o un familiar cercano de esa
persona está relacionado a la entidad que informa si:
i) Tiene control o control conjunto
sobre la entidad que informa.
ii) Tiene influencia significativa
sobre la entidad que informa.
iii) Es miembro del personal clave de
la gerencia de la entidad que informa o de su controladora.
b) Una entidad está relacionada a la entidad que
informa si se cumple alguna de las siguientes condiciones:
i) La
entidad y la entidad que informa son miembros del mismo grupo (lo que significa
que cada controladora, subsidiaria y otras subsidiarias del grupo están
relacionadas entre sí).
ii) Una
entidad es una asociada o negocio conjunto de la otra entidad (o es una
asociada o negocio conjunto de un miembro de un grupo en el cual la otra
entidad también es miembro).
iii) Ambas
entidades son negocios conjuntos del mismo tercero.
iv) Una
entidad es un negocio conjunto de un tercero y la otra entidad es asociada de
ese tercero.
v) La
entidad es un plan de beneficios post-empleo que beneficia a los empleados de
la entidad que informa o de una entidad relacionada a la entidad que informa.
Si la entidad que informa es en sí un plan de este tipo, los empleadores patrocinadores
también están relacionados a la entidad que informa.
vi) La
entidad es controlada, o controlada conjuntamente por una persona identificada
en (a).
vii) Una
persona identificada en (a)(i) tiene influencia significativa sobre la entidad
o es miembro del personal clave de la gerencia de la entidad (o de una
controladora de la entidad).
[Para
reconocer las circunstancias surgidas en ciertos países por medio de las cuales
los gobiernos mantienen grandes inversiones en entidades y, además, como
resultado de “fianzas” gubernamentales y el respaldo financiero otorgado a diversas
entidades como resultado de la recesión económica, la NIC 24.25 revisada señala
lo siguiente en relación con las entidades relacionadas con el gobierno]
Una
entidad que informa está exenta de los requerimientos de revelación de la NIC
24.18 con relación a las transacciones y saldos pendientes con partes relacionadas
incluidos los compromisos con:
a) Un
gobierno que tiene control, control conjunto o influencia significativa sobre
la entidad que informa.
b) Otra
entidad que es una parte relacionada debido a que el mismo gobierno tiene
control, control conjunto o influencia significativa sobre la entidad que
informa y la otra entidad.
Transacción entre partes
relacionadas – es toda transferencia de recursos, servicios u obligaciones entre
partes relacionadas, independientemente de que se cargue o no un precio. [NIC 24.9]
Notas al Ejemplo de Carta de Representación de la
Gerencia
A La
fecha de las representaciones escritas debe ser lo más cercana posible, y nunca
posterior, a la fecha del informe del auditor sobre los estados financieros.
[NIA 580.14]
Las NIA consideran las
representaciones escritas como información necesaria que el auditor requiere en
relación con la auditoría de los estados financieros. [NIA 580.3] En
consecuencia, la opinión del auditor no puede expresarse y el informe del
auditor no puede fecharse, antes de la fecha de las representaciones escritas. Adicionalmente,
considerando que el auditor debe preocuparse por hechos ocurridos hasta la
fecha de su informe que pueden requerir ajustes o revelaciones en los estados financieros, la fecha de las
representaciones escritas debe ser lo más cercana posible, y nunca posterior, al
informe del auditor sobre los estados financieros. [NIA 580.A15]
B Las representaciones
escritas deben cubrir todos los estados financieros y períodos a los que se
hace referencia en el informe del auditor. [NIA 580.14]
En algunas circunstancias
puede ser apropiado obtener una representación escrita con respecto a una
aseveración específica en los estados financieros durante el transcurso de la
auditoría. En este caso, puede que sea
necesario solicitar una representación escrita actualizada.
Como se discute en KAM, tópico, Preparación y Presentación de Estados Financieros (41.0000), dentro
de la sub-sección, Información
Comparativa – Representaciones Escritas (41.1180), el párrafo 9 de la NIA
710, Información Comparativa – Las Cifras
Correspondientes y los Estados Financieros Comparativos, debemos obtener
una representación escrita específica, en relación con cualquier reestructuración
hecha para corregir un error material en los estados financieros del período
anterior, que afecta la información comparativa. Ver
KAM, Preparación y Presentación de Estados Financieros para obtener guías adicionales.
KAM, Preparación y Presentación de Estados Financieros para obtener guías adicionales.
Se requieren representaciones para todos los períodos
a los que se hace referencia en el informe del auditor puesto que la gerencia
debe reafirmar que las representaciones escritas hechas previamente con
respecto a los períodos anteriores siguen siendo apropiadas. [NIA 710.A17]
Cuando los estados presentados son provistos como
cifras referenciales (tal como se define en NIA710.6b), las representaciones
escritas se solicitan sólo para los estados financieros del período corriente
porque la opinión del auditor es sobre esos estados financieros, que incluyen
las cifras correspondientes. En ausencia de una reestructuración (ver
referencia a la NIA 710.9 arriba), podemos solicitarle a la gerencia que
confirme que no existen materias significativas que se hayan originado y
requieran una reestructuración de las cifras referenciales.
Cuando los estados presentados son provistos como
estados financieros comparativos (según se define en la NIA 710.6c), las
representaciones escritas se solicitan para todos los períodos a los que se
hace referencia en la opinión del auditor.
Por consiguiente, la primera oración de la carta debe indicar lo
siguiente:
Les suministramos
esta carta de representación en relación con su auditoría[s] de los estados
financieros [Grupales y separados de la controladora] de [nombre de la Compañía] (“la
Compañía”), por los años terminados el [fechas - XX de XXX de XX y XX] para
propósitos de expresar una opinión con respecto a si dichos estados financieros
están presentados razonablemente, en todos los aspectos significativos, de acuerdo con los principios de contabilidad de
aceptación general en Venezuela (VEN-NIF).
C Esta
carta de representación asume que las VEN-NIF aprobadas por un Directorio Ampliado
de la FCCPV han sido usadas para preparar los estados financieros. Cuando éste no sea el caso, se debe indicar
el marco conceptual usado, con referencia a la jurisdicción o país de
origen. En adición, ciertas referencias
y definiciones en la carta deben ser cambiadas para conformar con el marco
contable usado.
D La
gerencia puede incluir en las representaciones escritas un lenguaje acorde con
las circunstancias a efectos de indicar que éstas son efectuadas a su leal
saber y entender. Es razonable para
nosotros aceptar una redacción de este tipo si estamos satisfechos de que las
representaciones son efectuadas por aquéllos con las responsabilidades y el
conocimiento adecuado de las materias incluidas.
E Las representaciones
escritas requeridas se basan en lo acordado con la gerencia sobre su
reconocimiento y el entendimiento de sus responsabilidades en los términos del
trabajo de auditoría (la “carta de contratación de auditoría”), mediante la
solicitud a la gerencia para que confirme que ha cumplido con estas responsabilidades. Ver la IS Alerta
10/031 – Impacto de las NIA Aclaradas sobre la Aceptación del Trabajo y las Cartas
de Contratación y KAM, tópico – Pre-Trabajo,
en cuanto a los requerimientos y guías relacionados con el contenido de la
carta de contratación de auditoría.
No obstante, también podemos
pedirle a la gerencia que vuelva a confirmar su reconocimiento y entendimiento
de sus responsabilidades en las representaciones escritas. Esto es común en ciertas jurisdicciones pero
en cualquier caso, puede resultar particularmente apropiado cuando:
·
Los que firmaron los
términos del trabajo de auditoría en representación de la entidad ya no tienen
las responsabilidades pertinentes;
·
Los términos del trabajo de
auditoría se prepararon en años anteriores;
·
Existe algún indicio de que
la gerencia malentiende esas responsabilidades; o
·
Los cambios en las circunstancias
indican que sea apropiado hacerlo.
Si el equipo de trabajo
considera que es necesario y/o adecuado solicitar una representación de la gerencia
en este sentido, se puede usar el siguiente párrafo:
“Reconocemos nuestras responsabilidades, establecidas en los términos del
contrato de auditoría de fecha [insertar fecha], por la preparación y la
presentación razonable de los estados financieros de conformidad con las VEN-NIF,
por los controles internos que determinemos necesarios para permitir la preparación
de estados financieros libres de irregularidades materiales, ya sean causadas
por fraude o error, y por darles acceso a toda la información de la que estemos
en conocimiento y que sea relevante para la preparación de los estados
financieros, entregarles información adicional que puedan solicitar y acceso
irrestricto a las personas dentro de la entidad. En consecuencia, confirmamos que…”
De conformidad con el
requisito de la NIA 210.6b, dicha confirmación del reconocimiento de la
gerencia y comprensión de sus responsabilidades no se realiza sujeta al mejor
leal saber y entender de la gerencia (ver nota D arriba).
[NIA580.A8]
F Se solicitan
representaciones escritas a los responsables por la preparación de los estados
financieros. Estos individuos pueden
variar dependiendo de la estructura de la dirección de la entidad y las leyes o
regulaciones aplicables; no obstante, por lo general la gerencia (y no los
encargados de la dirección de la entidad) es la parte responsable. Por lo tanto, las representaciones escritas
pueden solicitarse al gerente general de la entidad y al gerente financiero, o
a otras personas equivalentes en las entidades que no tienen estos cargos. Sin embargo, en algunas circunstancias otras
partes, como los encargados de la dirección de la entidad, también son
responsables por la preparación de los estados financieros. [NIA 580.A2]
Si es apropiado, se debe
indicar “En nombre de la Junta Directiva/Directorio (o cuerpo similar). El equipo de trabajo puede decidir obtener la
carta de representación aprobada por la Junta Directiva/Directorio de la
Compañía. Si éste es el caso, se debe
incluir lo siguiente al final de la carta:
Esta carta fue presentada y aprobada en la reunión de la Junta
Directiva/Directorio del [fecha].
G Debido
a su responsabilidad por la preparación de los estados financieros y por la
conducción de los negocios de la entidad, se espera que la gerencia tenga suficiente
conocimiento del proceso seguido por la entidad en la preparación y presentación
de los estados financieros y las aseveraciones incluidas en los mismos sobre
las que se basan las representaciones escritas. [NIA 580.A3]
No obstante, en algunos
casos, la gerencia puede decidir hacer indagaciones con otros que participan en
la preparación y la presentación de los estados financieros y aseveraciones
incluidas en los mismos, incluidos los individuos con conocimiento
especializado relacionados con las materias respecto de las que se solicitan
las representaciones escritas. Estos individuos
pueden incluir: [NIA 580.A4]
·
Un actuario responsable por
las mediciones contables actuarialmente determinadas.
·
Ingenieros que pueden ser
responsables por y tener conocimiento especializado de las mediciones de
pasivos medioambientales.
·
Un asesor interno que puede
entregar información esencial para las provisiones por demandas legales.
Para reforzar la necesidad
de que la gerencia haga representaciones informadas por otros, podemos
solicitar que ésta incluya en las representaciones escritas, una confirmación de
que ha efectuado las indagaciones adecuadas para estar en posición de hacer las
representaciones escritas solicitadas.
Por lo general, no se espera que este tipo de indagaciones requieran un
proceso formal más allá de los ya establecidos por la entidad.
En consecuencia, los equipos
de trabajo pueden incluir en la carta el siguiente párrafo, adaptado a las
circunstancias específicas y las personas consultadas:
Hemos efectuado indagaciones a otras personas que participaron en la
preparación y presentación de los estados financieros y las aseveraciones
contenidas en ellos, incluidos los individuos con conocimiento especializado
sobre materias respecto de las que se solicitan representaciones escritas, que
consideramos necesarias para situarnos en una posición de hacer las
representaciones escritas solicitadas.
Estos individuos incluyeron [insertar detalles de los individuos y su
área especializada de conocimiento o participación].
H Estimaciones
La NIA 540.22, Auditoría de Estimaciones Contables, Incluidas
las Estimaciones Contables del Valor Razonable y Revelaciones Relacionadas,
requiere que los auditores obtengan representaciones escritas de la gerencia y/o
de los encargados de la dirección de la entidad, con respecto a si consideran
que los supuestos significativos usados al hacer las estimaciones contables son
razonables.
Dependiendo de la
naturaleza, materialidad (importancia relativa) y el grado de la incertidumbre
de estimación, las representaciones escritas relacionadas con las estimaciones
contables reconocidas o reveladas en los estados financieros pueden incluir
manifestaciones: [NIA 540.A126]
·
Sobre la idoneidad de los
procesos de medición, incluidos los supuestos y modelos usados por la gerencia
al determinar las estimaciones contables en el contexto del marco conceptual de
información financiera aplicable, y la consistencia en la aplicación de los
procesos, cuando corresponde.
·
Respecto de que los
supuestos reflejan adecuadamente la intención y capacidad de la gerencia para
emprender cursos de acción específicos a nombre de la entidad, cuando esto es
relevante para las estimaciones contables y revelaciones.
·
Respecto a que las
revelaciones relacionadas con las estimaciones contables son completas y
apropiadas bajo el marco conceptual de información financiera aplicable.
·
Respecto a que no existen
hechos posteriores que requieran ajustes a las estimaciones contables y
revelaciones incluidas en los estados financieros.
Para las estimaciones
contables no reconocidas o reveladas en los estados financieros, las
representaciones escritas también pueden incluir representaciones sobre:
·
La idoneidad de la base
usada por la gerencia para determinar que no se han cumplido los criterios de
reconocimiento o revelación del marco conceptual de información financiera
aplicable. (Ver también
NIA 540.A114)
NIA 540.A114)
·
La idoneidad de la base
usada por la gerencia para superar la presunción relacionada con el uso del
valor razonable establecido bajo el marco conceptual de información financiera
aplicable de la entidad, para las estimaciones contables no medidas o reveladas
al valor razonable. (Ver también NIA 540.A115)
Por ejemplo, los equipos de
trabajo pueden decidir obtener representaciones respecto de lo apropiado de una
técnica de valuación aplicada a ciertos activos o pasivos. Una representación
de este tipo puede ser necesaria cuando la gerencia no ha aplicado una técnica
de valuación de manera consistente porque la técnica usada en un período
anterior ya no es adecuada en las condiciones de mercado vigentes a la fecha de
balance actual. Esto podría ocurrir
cuando los mercados dejan de ser activos y es posible que no existan precios
cotizados para instrumentos idénticos.
En este caso, puede que la entidad deba determinar el valor razonable
aplicando modelos de valuación que utilizan datos Nivel 2 y Nivel 3. Del mismo modo, los participantes del mercado
pueden cambiarse a un modelo de valuación distinto que conlleven a estimaciones
más confiables del valor razonable que el modelo usado previamente.
Refiérase al Anexo 1 de esta
carta modelo para manifestaciones adicionales a ser consideradas con respecto a
las estimaciones.
Uso de Especialistas por Parte de la Gerencia
En caso de que se haya
involucrado a un especialista para asistir a la gerencia y la representación
general relacionada con la consulta a las partes apropiadas no se considera
suficiente, se puede adaptar la siguiente representación para incorporarla:
Estamos de acuerdo con los
hallazgos de [Nombre del Especialista] en su calidad de especialista de la Compañía
(y el grupo) en su [evaluación/preparación] de [nombre o tipo del modelo]. En
relación con el estudio del especialista, le proporcionamos toda la información
significativa y relevante de la que estamos en conocimiento. No dimos, ni ordenamos dar a los especialistas
instrucciones respecto de los valores o importes derivados en un intento de
influir sobre su trabajo, y no estamos en conocimiento de ningún asunto que
haya tenido un impacto sobre la independencia o la objetividad de los especialistas.
Referirse al Apéndice 1 de
este ejemplo de carta para obtener representaciones adicionales que deben
considerarse con respecto a la revelación adecuada de los supuestos
significativos aplicados para estimar los valores razonables de conformidad con
la NIC 1 Presentación de Estados Financieros
y otras VEN-NIF aplicables.
I Le entregamos a la gerencia un
resumen de las diferencias de auditoría no corregidas, incluyendo montos o
revelaciones en los estados financieros, para asistirlos en la preparación de
las representaciones requeridas en el punto 4 de la carta de representación. Este resumen se incluye en la carta de
representación o se adjunta a ella. Se
puede usar el papel de trabajo Resumen de Diferencias de Auditoría para
preparar el resumen de diferencias de auditoría no corregidas.
En adición a las diferencias
de auditoría no corregidas, puede resultar útil pedirle a la gerencia que
incluya una representación sobre las discrepancias, omisiones u otros errores
en la presentación y revelación que hayan sido corregidos. Esto puede dejar evidencia de la concurrencia
de la gerencia con respecto a las diferencias de auditoría corregidas y no
corregidas antes de comunicarlas a los encargados de la dirección de la entidad. Ver
KAM, tópico – Comunicaciones, para obtener guías adicionales.
KAM, tópico – Comunicaciones, para obtener guías adicionales.
En algunas circunstancias,
la gerencia puede no creer que ciertas diferencias de auditoría no corregidas
son representaciones incorrectas. Por
esa razón, es posible que quieran agregar a su manifestación el siguiente
párrafo:
No estamos de
acuerdo con que las partidas…y…constituyen errores o irregularidades debido a
que [descripción de las razones].
No obstante, la obtención de
esta representación no nos libera de la necesidad de llegar a una conclusión con
respecto al efecto de las diferencias de auditoría no corregidas.
J Se debe considerar incluir el
siguiente párrafo adicional con respecto a los libros y registros contables,
cuando se considera relevante y apropiado:
Hemos puesto a su
disposición todos los registros contables y documentación de respaldo y todas
las actas de las reuniones de accionistas y de la junta directiva,
específicamente las realizadas los días [fechas],
respectivamente, y, cuando aplique, los resúmenes de las acciones de las reuniones
llevadas a cabo después del final del período y cuyas actas no han sido aún
preparadas, específicamente las realizadas los días [fechas].
K La NIA
240, La Responsabilidad del Auditor de
Considerar el Fraude y Error en una Auditoría de Estados Financieros,
indica que tanto la naturaleza, el alcance y la frecuencia de la evaluación de
la gerencia del riesgo de fraude, como los sistemas existentes para prevenirlo
y detectarlo varían entre una entidad y otra.
En algunas entidades, es posible que la gerencia efectúe evaluaciones
detalladas anualmente o, como parte de un proceso de vigilancia continuo. En otras, en especial las entidades más
pequeñas, el foco de la evaluación puede ser el riesgo de fraude por parte de
los empleados o apropiación indebida de activos. La naturaleza, el alcance y la frecuencia de
la evaluación de la gerencia son relevantes para nuestro entendimiento del
control circundante de la entidad.
El hecho de descubrir que la gerencia NO ha
efectuado una evaluación del riesgo de fraude, antes de nuestra solicitud de
tal evaluación, puede ser indicación de la falta de importancia que la gerencia
le confiere al control interno. Evaluamos
el impacto que esto tiene en nuestra auditoría y planeamos nuestros
procedimientos de auditoría consecuentemente.
L Si la gerencia ha revelado que no han
existido casos de fraude o sospecha de fraude, se debe considerar incluir el
siguiente párrafo en reemplazo del párrafo 8(ii) (a):
No han existido casos de
fraude o sospecha de fraude de los que estamos en conocimiento y que afecten a
la Compañía (y el grupo) e involucren a:
·
La gerencia.
·
Los empleados que tienen roles importantes en el control interno.
·
Otros donde el fraude pudo haber tenido un efecto significativo en los
estados financieros.
M Si la gerencia ha revelado que no
han existido alegatos de fraude o sospecha de fraude que afecten los estados
financieros de la Compañía (y el grupo), se debe considerar incluir el
siguiente párrafo en reemplazo del párrafo 8(ii) (b):
No han existido alegatos de fraude o sospechas de fraude de los que
tengamos conocimiento, que afecten los estados financieros de la Compañía (y el
grupo), comunicados por empleados, ex–empleados, analistas, reguladores u
otros.
N Pudiéramos considerar si es necesario solicitar a la gerencia que
suministre una manifestación por escrito de que nos ha comunicado todas las
deficiencias existentes en el control interno, acerca de las cuales la gerencia
tiene conocimiento. [NIA 580.A11]
O Se debe considerar incluir el
siguiente párrafo adicional con respecto a las leyes o regulaciones, cuando se
considera relevante y adecuado:
Con excepción de las que ya les hemos revelado por escrito, no han
existido comunicaciones recibidas de organismos reguladores, representantes
gubernamentales, autoridades tributarias, empleadores u otros en relación con
investigaciones o alegatos de incumplimiento con leyes o regulaciones,
deficiencias en las prácticas de información financiera u otras materias que
podrían tener un efecto material adverso sobre los estados financieros.
Los equipos de trabajo
pueden adaptar el párrafo anterior para que haga referencia específicamente a
un organismo, agencia o individuo en particular, si se considera apropiado.
P Se debe considerar incluir el
siguiente párrafo adicional en relación con pasivos, pasivos contingentes y
activos contingentes, cuando se considera relevante y apropiado.
No existen:
·
Otros pasivos que deban reconocerse ni tampoco otros activos contingentes
o pasivos contingentes que deban ser revelados en los estados financieros de
conformidad con la NIC 37 Provisiones, Pasivos Contingentes y Activos Contingentes,
incluidos los pasivos o pasivos contingentes originados de actos ilegales o
posibles actos ilegales.
·
Otras materias ambientales que pueden tener un efecto en los estados
financieros.
Q En lo que respecta a las
representaciones escritas sobre partes relacionadas, puede resultar adecuado
bajo ciertas circunstancias, obtener representaciones específicas de los
encargados de la dirección de la entidad.
Estas circunstancias incluyen:
·
Cuando han aprobado
transacciones con partes relacionadas específicas que a) afectan
significativamente los estados financieros, o b) involucran a la gerencia.
·
Cuando han hecho
representaciones orales específicas al auditor acerca de detalles de ciertas
transacciones con partes relacionadas.
·
Cuando tienen una
participación financiera o de otro tipo en las partes relacionadas o las
transacciones con partes relacionadas. [NIA 550.A48]
También podemos decidir
obtener representaciones escritas en relación con aseveraciones específicas que
la gerencia ha hecho, como una representación de que transacciones específicas
con partes relacionadas no involucran acuerdos laterales no revelados. [NIA
550.A49]
R Cuando se han identificado
eventos o condiciones que puedan originar dudas significativas sobre la
capacidad de la entidad para continuar como negocio en marcha, el párrafo 16e
de NIA 570, Negocio en Marcha, requiere que obtengamos representaciones
de la gerencia y, cuando es apropiado, de los encargados de la dirección de la
entidad, con respecto a sus planes de acción futuro, si es probable que el
resultado de estos planes mejore la situación y la factibilidad, que pueden
incluir, por ejemplo, proyectos para liquidar activos, obtener préstamos o
reestructurar deudas, reducir o posponer los desembolsos de capital, o aumentar
el capital.
Es importante destacar que
el párrafo 25 (libro NIIF 2010)] de
la NIC 1 Presentación de Estados Financieros,
requiere que la gerencia evalúe la habilidad de la entidad para continuar como
negocio en marcha, independientemente de si existen o no incertidumbres
importantes. En consecuencia, los
equipos de trabajo puede que quieran obtener una representación que confirme
que la gerencia ha efectuado la evaluación requerida por [NIC 1.23]/ [NIC 1.25]
y que ellos no están en conocimiento de incertidumbres importantes. Por ejemplo:
Hemos efectuado una evaluación de la habilidad de la Compañía (y el
grupo) para continuar como negocio en marcha, tomando en cuenta toda la información
disponible sobre el futuro que, de acuerdo con la NIC 1 Presentación de Estados
Financieros, cubre al menos los 12 meses siguientes a partir del período sobre
el que se informa sin limitarse a dicho período. Confirmamos que no estamos en conocimiento de
incertidumbres importantes relacionadas con eventos o condiciones que originen dudas
significativas sobre la posibilidad de que la entidad (y el grupo) siga como
negocio en marcha.
Es posible que los equipos de trabajo deban adaptar el párrafo anterior
si las jurisdicciones imponen requerimientos locales respecto a que la
evaluación se efectúe por un período de más de 12 meses a partir del período
presentado.
S La
despedida sugerida de “Atentamente” puede modificarse según la costumbre local.
Por ejemplo, incluir “Sinceramente” u otra despedida puede considerarse más
apropiado.
Anexo 1 al Ejemplo de carta de representación
@CirlyOficial: Cirly José Méndez Contreras
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